Conditions générales
1. Objet et champ d’application
Les présentes conditions générales (ci-après : « CG ») régissent la relation contractuelle entre, d’une part, la personne physique ou morale qui commande des services Belgotest, en son nom propre ou pour compte de tiers, tant à des fins professionnelles que privées (dénommée ci-après « le Preneur » et, d’autre part, l’ASBL Belgotest (ci-après : « Belgotest») ayant son siège social à 4820 Dison rue Pisseroule, 272 et numéro d’entreprise BE0727.720.427.
Les présentes CG s’appliquent à toutes commandes de Services passées auprès de Belgotest directement sur le site web www.belgotest.be, ou par tout autre moyen de contact (écrit ou verbal).
Le Preneur reconnaît avoir pris connaissance, au moment de la passation de commande, des CG de vente via notre site web www.belgotest.be et déclare les accepter sans réserve. Ces CG peuvent être modifiées sans préavis.
2. Modalités d’exécution
La date d’exécution des services Belgotest sera confirmée par sms, par courrier ou par e-mail adressé au Preneur en tenant compte des disponibilités indiquées par celui-ci lors de la commande. En cas de déplacement en vain de Belgotest sans avertissement écrit préalable du Preneur au plus tard 24 heures avant la date d'exécution des services de Belgotest (via l’adresse e-mail : contact@belgotest.be), une indemnité forfaitaire de 50 euros couvrant les frais de déplacement inutile et les frais administratifs sera facturée à ce dernier.
3. Détermination et révision des prix – Facturation et paiement
Le paiement se fait au comptant lors de la délivrance de la prestation, sauf disposition dérogatoire figurant sur le bon de commande ou le contrat. Les paiements tardifs portent de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 10 %, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant facturé (avec un minimum de 35 €) à titre de clause pénale.
4. Droits de propriété intellectuelle
Sans préjudice de toute convention particulière écrite contraire, tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux prestations fournies par Belgotest demeurent la propriété de Belgotest ou des ayants droit existants et ne sont en aucun cas cédés au Preneur, et aucun droit d’utilisation, droit de reproduction ou licence n’est conféré au Preneur sur ceux-ci. Toutefois, les rapports établis par Belgotest pour le Preneur pourront être photocopiés ou scannés dans leur intégralité en vue de leur conservation ou de leur transmission à des tiers.
5. Force Majeure
Si Belgotest était empêchée d’exécuter ou d’achever l’un quelconque des services pour lesquels le contrat a été conclu, en raison d’un cas de force majeure (catastrophe naturelle, grèves, lock-out, maladie, décès ou démission de l’agent chargé de la mission, bugs ou virus informatiques, incidents d’ordre technique, pénurie de main d’œuvre) ou le fait que le Preneur ne respecte pas ses obligations contractuelles, elle prendra immédiatement contact avec le Preneur afin de l’en avertir et de fixer un nouveau rendez-vous.
6. Dispositions diverses
Si une ou plusieurs des dispositions des présentes CG était déclarée illégale, nulle ou inapplicable, la validité et l’opposabilité des autres dispositions n’en serait pas affectée ou diminuée.
7. Protection des données à caractère personnel
Belgotest traite les données à caractère personnel du Preneur ou de ses employés conformément à la législation belge et européenne en matière de protection des données à caractère personnel.
Belgotest ne rend aucune information du Preneur publique. Si, pour des raisons diverses cela ne devait pas être le cas, Belgotest indiquerait au Preneur, à l'avance, les informations qu’il a l'intention de rendre publiques.
Quand Belgotest est tenu par la loi de diffuser des informations confidentielles ou lorsqu'il y est autorisé par des engagements contractuels, le Preneur ou la personne concernée seront avisés des informations divulguées, sauf si la loi l'interdit.
Les informations sur le Preneur, obtenues auprès de sources autres que ce dernier (par exemple plaignant, autorités de régulation), sont traitées comme confidentielles.
8. Impartialité
Belgotest est indépendant des Preneurs pour lesquels il réalise les inspections.
Belgotest identifie en continu les risques susceptibles de porter atteinte à son impartialité, c’est-à-dire chaque fois qu’un événement qui pourrait avoir des conséquences sur l'impartialité de Belgotest ou son personnel se produit.
Cette identification inclus les risques découlant de ses activités ou de ses relations, ou les relations du personnel. Le formulaire « Risques pour l’impartialité » identifie les risques et la manière dont ils sont éliminés ou minimisés.
Toute identification de risque de manque d’impartialité est évaluée par le Comité de Direction et, si nécessaire, le formulaire « Risque pour l’impartialité » est mis à jour.
Le code de déontologie repris dans la description de fonction signée du personnel impose que tout risque de manque d’impartialité et/ou les tentatives d'influencer de manière déplacée le personnel de Belgotest seront repoussées et seront rapportées au Responsable Technique (ou à un membre du Comité de Direction).
9. Réclamation / appel
BELGOTEST asbl est responsable de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des réclamations et appels.
Les analyses et les décisions relatives aux appels ne donnent lieu à aucune action discriminatoire.
Le processus ci-dessous documente l’enregistrement, l’analyse et le traitement des réclamations et des appels.
Toutes les réclamations concernant les services de BELGOTEST asbl doivent être envoyées soit par écrit au siège de l’Organisme, par e-mail ou signalées verbalement.
La réclamation / appel doit comporter l’éventuel numéro du PV concerné, l’adresse du contrôle, les coordonnées complètes de la personne posant la réclamation, ainsi que les raisons de celle-ci.
Dès réception d’une réclamation / appel, un accusé de réception est envoyé au plaignant endéans les 10 jours ouvrables. BELGOTEST asbl informe le plaignant du déroulement du traitement de sa réclamation et du délais imparti pour y répondre.
Les réclamations / appels sont transcrit(e)s sur le formulaire « Demande d’Amélioration » qui est transmis au RQ (la réclamation écrite est annexée au formulaire). Le Comité de Direction de BELGOTEST asbl confirme si la réclamation / appel est lié(e) aux activités d'inspection dont il a la responsabilité, et dans l'affirmative, il traite la réclamation.
La décision à signifier au plaignant est prise, ou examinée et approuvée par un ou des membres du Comité de Direction n'ayant pas été impliqué(s) dans les activités d'inspection à l'origine de la réclamation ou de l'appel.
Si la réclamation / appel n’est pas suivi(e) d’une action, la raison sera documentée et validée par le CD sur le formulaire « Demande d’Amélioration ».
Si la réclamation / appel est suivie d’une action, celle-ci devra être traitée dans le formulaire « Axe d’Amélioration ».
BELGOTEST asbl notifie dûment le plaignant de la fin du processus de traitement de la réclamation ou de l'appel ainsi que des décisions prises endéans les trois mois à compter de la réception de la réclamation. En cas de rejet total ou partiel de la réclamation / appel, BELGOTEST indiquera au plaignant les voies de recourt dont il dispose.
Toutes les informations relatives au traitement d’une réclamation ou d’un appel sont documentés sur le formulaire « Demande d’Amélioration ». La correspondance (comme la lettre/e-mail du client, la lettre/e-mail de réponse au client ou tout autre courrier) est archivée par le RQ avec le formulaire « Demande d’Amélioration ».
Lors des revues périodiques du système de management par le Comité de Direction, un récapitulatif des réclamations et appels est présenté par le RQ.
Remarque : Lorsqu’une contre inspection doit être réalisée, elle le serait par un inspecteur différent de celui qui a réalisé l’inspection initiale.
10. Droit applicable et résolution des litiges
Toutes les conventions auxquelles les CG s’appliquent, ainsi que toutes autres conventions qui en découlent, sont exclusivement régies par le droit belge. En cas de litige entre les parties, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de notre siège d’exploitation sont compétents.